Officemodule
Lassen Sie uns vorab anmerken, dass Sie bereits mit dem kostenlosen Baismodul Bestellungen erhalten und verwalten können.
Die nachfolgend beschriebenen Module erweitern Ihre Möglichkeiten erheblich. Im ihrem Mittelpunkt steht die individuelle Betreuung Ihrer Kunden. Letztlich unsere Software für viele von Ihnen von eine kompletten Betriebssoftwar sein.
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Temporäre Kunden
Neue Registrierungen erscheinen erst einmal in einer Temporären Kundendatei und Sie haben komfortable Möglichkeiten nachzuschauen, ob sich die Person schon einmal registriert hat. Ist dies der Fall, können Sie die beiden Kundensätze zusammenführen, wobei die jemals wichtigen Daten erhalten bzw. aktualisiert werden.
Werbungs- und Berufsgruppen
Sie können die beiden Auswahlfelder mit eigenen Werten belegen. Diese erscheinen dann in Ihrem Registrierungsformular und darunter der Text "Diese Informationen helfen uns bei der Planung unserer Werbeausgaben - Danke.", bzw. ein Text, der Ihren Vorstellungen entspricht.
Eigene Gruppen
Die Felder Werbungs- und Berufsgruppen sind eine erste Möglichkeit, Ihre Kunden in Gruppen aufzuteilen. Sie können aber auch weitere eigene Gruppen mit Auswahllisten erstellen, die Ihnen helfen, Ihre Kunden in Interessengruppen zu untergliedern, letztlich, um sie gezielter und individueller ansprechen zu können.
Lassen Sie uns annehmen, Sie seien als Antiquitätenhändler auf Schmuck spezialisiert und Sie hätten die eigenen Gruppe "Epoche" mit den Einträgen "Alle", "60-iger Jahre", "Art Deco", "Jugendstil", "Grunderzeit" und "Biedermeyer", die Gruppe "Art" mit den Einträgen "Alles", "Ringe", "Armbänder", "Halsketten" und "Ohrringe" sowie die Gruppe "Budged" mit den den Einträgen "Alle", "Klein", "Mittel" und "Groß" angelegt.
Der Sinn all dessen ergibt sich durch die Funktionen "Suche" bzw. "Erweiterte Suche" in Kombination mit den Serienschreiben und Notizfunktionen.
Suche
Allgemein gesagt, haben Sie diverse Möglichkeiten, Ihre Kundedatei nach einem Kriterium z.B. einem Namen, einer Werbungsgruppe oder auch einer "Eigenen Gruppe" zu durchsuchen, wobei alle Datensätze angezeigt werden.
Erweiterte Suche
??? Wäre es ohne Kopfstände möglich, diese von der normalen Suche zu separieren ???
Lassen Sie uns die Möglichkeiten der erweiterete Suche an den unter "Eigene Gruppen" begonnenen Beispiel aufzuzeigen. Lassen Sie uns annehmen, das Sie, als auf Schmuck spezialisierter Antiquitätenhändler, gerade einen sehr schöne Jugendstilhalskette angekauft und auch gleich fotografiert und auf Ihre Seite hochgeladen hätten. Die erweiterte Suchfunktion ermöglicht es Ihnen nun, die selbst angelegten Felder "Epoche", "Art" und "Budget" auszuwerten und so alle Kunden zu selektieren, die an Jugendstilhalsketten interessiert sind, und zudem über das entsprechende Budged verfügen. Sie können diesen Kunden nun mit der Funktion Serienschreiben ein sehr individuell wirkendes Schreiben senden oder zuvor auch einzelne Kunden deaktivieren, z.B. mit der Idee, diesen ein komplett individuelles Schreiben zu senden. Lassen Sie uns als näcchstes die Funktion Srerienschreiben anschauen, die sich hier anbietet.
Serienschreiben
Im Gegensatz zu Ihrem Namen geht es darum, das Ihre Serienbriefe bzw. Serien-Emails so zu gestalten, dass sie Ihren Kunden einen sehr individuellen Eindruck vermitteln und diese Schreiben trotzdem in kürzester Zeit erledigen können.
Grundlage sind die Auswahlmöglichkeiten, die Ihnen mit "Suche" und "Erweiterte Suche" zur Verfügung stehen. Den Brieftext können Sie individuell entwerfen oder auch auf einen vorhandenen Textblock zurückgreifen und diesen modifizieren.
Im Kopf des Briefes erscheint natürlich die Adresse des Angeschriebenen und auch sein Name, wobei die Anrede und auch die Abschlußfloskel automatisch variieren können, also im zweiten Schreiben an den Interessenten/Kunden anders sind. Mehr dazu unter individuelle Schreiben. Letztlich drücken Sie lediglich den Button "Schreiben" und eine beleibige Anzahl von Schreiben wird automatisch erzeugt. Bei traditionellen Briefen evt. teils unterbrochen durch die Programmfrage, ob Ihr neuer Katalog, Ihre neue Imagebroschüre beigefügt werden soll oder nicht. Sie können für diese Frage auch ein grundsäzliches ja oder nein in der Konfiguration vorgeben und die 2, 20, 200, 2.000 oder auch 20.000 Briefe werden ohne Unterbrechung gedruckt.
Individuelle Briefe
Sie können einen einen individuellen Brief oder eine individuelle Email natürlich auch komplett individuell verfassen, interessanter aber dürfte sein, wie Sie dabei vom Programm unterstützt werden.
Idealerweise haben Sie zu allen wiederkehrenden Fragen Textblöcke gespeichert, die Sie so geschickt formuliert haben, dass das Schreiben eines indviduellen Beriefes lediglich auf dem Aufruf des Textblocks besteht, der in eine individuelle Anrede und Grußfloskel eingebunden wird.
Sie können den eingebundenen Textblock natürlich auch individuell anpassen.
Das Programm schlägt Ihnen jeweils eine neue Anrede vor, sofern Sie die Standardanrede "Sehr geehrte/r" um weitere Anredformulieren wie z.B. "Guten Tag, $Anrede $Nachname !", "Lieber $Anrede $Nachname ," oder auch "Lieber $Vorname" ergänzt haben. Sie können hier eine theoretisch unbegrenzte ??? Anzahl von Anredeformen vorgeben, die Ihnen im Weiteren in eingebener Folge vorgschlagen werden. Die Idee, die sich bei den Grußformulierungen fortsetzt, dem Angeschriebenen zu signalisieren, das er komlett individuell angeschrieben wurde.
Notizfunktionen
Die Funktion ermöglicht Ihnen z.B. bei Telefongesprächen einzelne Punkte zur notieren oder auch aus anderen Gründen Anmerkungen zum Kunden abzulegen.
??? Könnten individuelle Schreiben bzw. auch Serienschreiben (im Prinzip auch newsletter) in den Notizen abgelegt werden, wobei ja der Text eines Serienschreibens oder eines Newsletters nur einmal abgelegt zu werden bräuchte. ???
Kataloganfragen
Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, erscheint im Registrierungsformular ein zusätzliches Häkchenfeld, gefolgt von dem Text "Senden Sie uns bitte Ihren aktuellen Katalog". Der Begriff Katalog steht hier als Synonym für Preisliste, Imagebroschüre, etc. und Sie können den Text entsprechend ändern.
Ihr Schriftstück kann und sollte eine aktuelle Nummer haben, die Sie hinterlegen können und aktualisieren sollten, wenn eine neue Version davon erscheint.
Erhalten Sie eine (weitere) Bestellung von Ihrem Kunden bzw. Sie treten auf dem traditionenellen Postweg mit ihm in Kontakt, und gibt es inzwischen eine neue Version des Schriftstücks, so erscheint auf dem Laufzettel zum Auftrag der Hinweis, dass es beizufügen ist bzw. Sie werden bei einem Schreiben gefragt, ob Sie es beifügen möchten.
Suchfunktion
Suche nach Schlagworten innerhalb der eigenen Webseite.
Registrierungsformular
Zu- bzw. Wegschalten des Geburtsdatums, Werbungs-und Berufsgruppen, Katalog, Auswahl der Länder, spätere Unterteilung nach Kontinenten und Ländern. Andere Frachtkosten müssen abgesprochen werden.
Hier finden Sie eine Ansammlung der Dinge, die wir als Idee bereits ins Auge gefasst, aber noch nicht mit der Umsetzung angefangen bzw. nicht mal angefangen haben, über die Umsetzung nachzudenken. Gern können Sie Ihre eigenen Ideen einbringen oder vorhandene Ideen ergänzen oder diskutieren. Senden Sie uns eine Email oder registrieren Sie sich und nutzen unser Forum.
- Rückrufmelder
- Reklamationsdatenbank
- Rechteverwaltung
- Vorhandene Daten einfügen
- Sortierfunktion Aufträge
- Zeiterfassung
- Gebot abgeben
- Geburtstag Kunden / Hinweis auf diesen / Geburtstag im Nachhinhein eingebbar
- Übersicht zuletzt angesehener Produkte / Benutzerprofil von Kunden
- Kontaktformula
- Gästebuch/ Kundenmeinung / Bewertung / Umfrage / Ideen & Vorschläge / Kritik & Anregungen
- Registrierte und unregistrierte Besucher im eigenen Shop (live)
- Kundendatei auf heimischen PC als Sicherungsdatei
Rückrufmelder
Eigentlich fände ich es nicht schlecht, wenn man im Kundensatz unter Notiz ein Feld hätte, in dem man ein Häckchen für "Kontaktieren" setzen könnte. In der Notiz daneben kann stehen, warum der Kunde kontaktiert werden muss. Klickt man Rückfragen an, könnten alle noch nicht bearbeitetenden Kunden in einer Liste erscheinen. Neben Rückfragen könnte in Klammern wieder die Zahl der Rückfragen stehen, besser wäre vielleicht neben "Kunden" oder neben beidem. Für mich wäre das klar, was die Zahl neben Kunden zu bedeuten hätte, aber ich weiß nicht, wie es anderen Menschen damit gehen würde. CP 25.08.2009
Übersicht der Jahresumsätze nach Land
| Jan | Feb | Mrz | Apr | Mai | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dez | Summe | |
| 2010 | |||||||||||||
| 2009 | |||||||||||||
| 2008 | |||||||||||||
| 2007 |
Gut wäre es, wenn wir uns die Umsätze in Brutto und Netto anschauen könnten.
Zum Erfassen von Reklamationen kann man sich eine Art Kalender vorstellen, der auf der Zeit-Achse nach unten die Jahre und auf der Zeitachse nach rechts die Monate und Summen beinhaltet.
| Jan | Feb | Mrz | Apr | Mai | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dez | Summe | |
| 2010 | |||||||||||||
| 2009 | |||||||||||||
| 2008 | |||||||||||||
| 2007 |
In den einzelnen Feldern, abhängig von Monat und Jahr, befindet sich jeweils immer die Summe der Reklamationen des Monats.
Durch das Klicken auf diese Summe öffnet Sich eine Tabelle, die alle Reklamationen des Monats tabellarisch enthält.
Reklamationen: Mai 2009
| Datum | Bestell-Nr | Kunden-Nr | Name | Vorname | Warenwert | Reklamations-Wert |
| 03.05.2009 | 012587 | 10011 | Mustermann | Max | 245,39 | 45,23 |
| 12.05.2009 | 012672 | 10245 | Musterfrau | Gabi | 425,21 | 80,12 |
| 25.05.2009 | 012924 | 12457 | ... | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Durch weiteres Klicken auf einen Datensatz, erhält man die genauen Informationen zu einer Reklamation (ähnlich wie eine Bestellung)
Hierbei können genaue Angaben erfasst werden, wo tratt der Fehler auf? Haus-intern, mit Abteilung, Extern welcher Paketdienst etc. Zusätzlich können bei der Reklamation Bilder hinterlegt werden (Beispiel: Fotos von beschädigter Transportverpackung,... Fußabdrücke auf Transportverpackung,... beschädigte Ware....)
Sie haben die Möglichkeit in der ACA-Shopsoftware eigene "Gruppen" zu erstellen und diesen Zugriff auf das Backoffice zu gewähren.
So können Sie beispielsweise Hilfskraft, Sachbearbeitung, Übersetzer, Buchhaltung, und weitere Gruppen anlegen und diesen spezielle Berechtigungen zuteilen.
Beispielsweise, können Sie der Gruppe Hilfskraft einstellen, dass Benutzer dieser Gruppe Aufträge bearbeiten düfen und Kundendaten Einsehen aber nicht Bearbeiten dürfen.
Wenn einer Ihrer Mitarbeiter einmal mehr Rechte benötigt so müssen Sie nicht eine neue Gruppe erstellern, sondern können die Rechte direkt dem Benutzer zuteilen. Die benutzerrechte werden von den Gruppen an den jeweiligen Benutzer vererbt, sie können dennoch expliziet einem Benutzer weitere Zugriffsrechte gewähren bzw. auch weiter einschränken. Die Zugriffsberechtigung eines Benutzers haben immer Vorrang zu den Berechtigung einer Gruppe.
Vorhandene Daten einfügen
Ideen
automatische Übergabe an Buchhaltungsprogramm
Es wäre gut, wenn Aufträge nicht nur nach bezahlt/unbezahlt/Datum etc. sondern auch nach Ware sortiert werden könnte: zum Beispiel, Zeige alle Aufträge, die Glasscheiben enthalten.
Zeiterfassung / Mitarbeiterverwaltung
Mitarbeiterverwaltung
- ähnlich wie die Kundenverwaltung
| Nachname | Vorname | Straße | PLZ | Ort | Aktion | |||
| Mustermann | Max | Strasse | 12345 | Ord |    |
|||
| Musterfrau | Eva | Strasse | 12345 | Ort | |
|||
Vorgaben für Detailansichten und Editfunktion folgen in kürze....
Zeiterfassung
- Mitarbeiter können sich ganz normal anmelden
Nach der Anmeldung erschein, sofern keine Buchung für den jeweiligen Tag vorhanden ein Button
Sollte bereits eine Buchung vorliegen, so erscheint der Button
Ein Mitarbeiter hat für gewöhnlich nicht die Berechtigung seine Zeiten manuell zu korrigieren.
Hierfür gibt es spezielle Berechtigung die ganz normal vergeben werden können.
Benutzer mit Berechtigung für die Zeiterfassung sehen eine Kalenderübersicht
| < | April 2010 | > | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Durch Klick auf einen Eintrag erscheint eine Übersichtsseite des Tages
Die Summe errechnet Sich automatisch aus der Kommt und geht Zeit, abzüglich Pause
Tag Mo 05.04.2009
| Mitarbeiter | Kommt | Geht |
Summe |
Aktionen |
| Max Mustermann | 7:51 | 16:34 | 493 | |
| Eva Musterfrau | 8:32 | 12:42 | 244 | |
Der Mitarbeiter muss seine Zeit "verbuchen"
Offene Zeit: 342 min
| Pos. | Bereich | Tätigkeit | Zeit | |
| 1 | ||||
| Bemerkung | ||||
| 2 | ||||
| Bemerkung | ||||
Die Tätigkeiten werden sowohl im Mitarbeiterprofil als auch im Kalender unter details der Zeiterfassung angezeigt,
Die einzelnen Tätigkeiten werden dann zu einer Balkengrafik mit Stundenanzahl zusammen gefasst.
Die verwaltung der Tätigkeiten erfolgt ähnlich wie die Aufteilung der Werbung
Es werden Hauptpunkte erstellt (Bereiche) und den Bereichen können dann Tätigkeiten zugewiesen werden.
| [ Bereich hinzufügen ] | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Bereich |
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Text folgt
Hinweis auf Geburtstag von Kunden
Im Kundensatz soll ein Hinweis auf einen baldigen Geburtstag oder auf einen Geburtstag, der erst kurz zurückliegt, kommen. Der Geburtstag soll freiwillige Eingabe bei der Registrierung sein oder aber auch im Nachhinein noch vom Kunden selbst einzugeben sein. Denkbar sind auch Benachrichtigungen an den Admin, wenn Kunden bald Geburtstag haben. Oder vielleicht eine Benachrichtigung an den Admin bei einem Geburtstag von einem Kunden, dessen Mindestumsatz pro Jahr 500 € beträgt.
Kunden sollen ein Benutzerprofil haben, dass der Admin einsehen kann: Welche Profile
